लेखक:
Janice Evans
निर्माण की तारीख:
3 जुलाई 2021
डेट अपडेट करें:
12 मई 2024
विषय
अन्य खंडजब आप श्रमिकों की क्षतिपूर्ति बीमा पॉलिसी खरीदते हैं, तो आपका बीमाकर्ता कार्यस्थल की चोटों के लिए आपके जोखिम का अनुमान लगाएगा। आपका प्रीमियम इस अनुमान के अनुसार निर्धारित किया जाएगा। हालाँकि, आपकी पॉलिसी समाप्त होने के बाद, आपका बीमाकर्ता आपके वास्तविक प्रीमियम का निर्धारण करने के लिए वर्ष के लिए आपके रिकॉर्ड का ऑडिट करेगा। यदि आवश्यक हो, तो आपको अंतर बनाने के लिए अधिक भुगतान करना पड़ सकता है। आप सभी लेखा परीक्षकों के सवालों का जवाब देने के लिए आवश्यक रिकॉर्ड इकट्ठा करके और किसी को नियुक्त करके इस ऑडिट की तैयारी कर सकते हैं। ऑडिट के बाद, त्रुटियों के लिए ऑडिटर की कार्यपत्रकों की समीक्षा करें।
कदम
3 का भाग 1: आवश्यक रिकॉर्ड इकट्ठा करना
यह पूछें कि आपको क्या प्रदान करना है। आपको अनुरोध से अधिक जानकारी के लिए स्वयंसेवक नहीं होना चाहिए। इस कारण से, आपको यह पूछना चाहिए कि लेखा परीक्षक को किन दस्तावेजों को देखने की आवश्यकता है और फिर समय से पहले उन दस्तावेजों को इकट्ठा करें।
पेरोल रिकॉर्ड एकत्र करें। लेखा परीक्षक शायद पेरोल रिकॉर्ड का अनुरोध करेगा, इसलिए इन्हें क्रम में प्राप्त करें। आम तौर पर, आपको निम्नलिखित की प्रतियां प्रदान करनी चाहिए:- पेरोल जर्नल और सारांश (पेरोल में वेतन, वेतन, कमीशन, ओवरटाइम वेतन और बोनस शामिल हैं)
- राज्य की बेरोजगारी रिपोर्ट
- व्यक्तिगत कमाई के रिकॉर्ड
- संघीय कर रिपोर्ट (941 रिपोर्ट)
- आपकी चेक बुक
- सभी ओवरटाइम भुगतान (कर्मचारी द्वारा टूट गया)
अपने कर्मचारी रिकॉर्ड को एक साथ खींचें। आपको संभवतः विस्तृत कर्मचारी रिकॉर्ड भी प्रदान करने की आवश्यकता होगी, जिसे आपको ऑडिटर के आने से पहले एक साथ खींच लेना चाहिए। निम्नलिखित ढूंढे:- कर्मचारियों की संख्या
- वर्ष के दौरान काम के घंटे, दिन और सप्ताह
- हर कर्मचारी के लिए नौकरी कर्तव्यों का विस्तृत विवरण
- एक कर्मचारी एक से अधिक वर्गीकरण कोड में काम करता है, तो डॉलर की मात्रा के आधार पर ब्रेकडाउन
अपने नकद संवितरण का पता लगाएं। आपको ऑडिटर को यह जानकारी प्रस्तुत करने की आवश्यकता होगी, इसलिए इसे समय से पहले खोजें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी नंबर सही हैं, दोहरी जांच करें:- किसी भी उपठेकेदार और स्वतंत्र ठेकेदारों को भुगतान
- सामग्री
- आकस्मिक श्रम
बीमा के अपने प्रमाण पत्र इकट्ठा करें। आपके राज्य के आधार पर, आपको स्वतंत्र ठेकेदारों और उप-ठेकेदारों के लिए श्रमिकों के मुआवजे के प्रीमियम का भुगतान किया जा सकता है। आप पॉलिसी अवधि के दौरान आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्रत्येक उपकेंद्र के लिए बीमा के वर्तमान प्रमाण पत्र चाहते हैं।
- प्रमाणपत्र में कहा जाना चाहिए कि श्रमिकों का मुआवजा बीमा प्रदान किया जा रहा है। कुछ ठेकेदारों के पास श्रमिकों के मुआवजे के बिना केवल सामान्य देयता कवरेज है।
- कुछ राज्यों में, एकमात्र मालिक और भागीदार श्रमिकों की क्षतिपूर्ति आवश्यकता से बाहर निकल सकते हैं।
भाग 2 का 3: ऑडिट के लिए सेट अप
अपने प्रकार का ऑडिट निर्धारित करें। आपके पास दो प्रकार के ऑडिट हो सकते हैं: एक भौतिक ऑडिट या एक स्वैच्छिक ऑडिट। आपको समय से पहले पता होना चाहिए जो आपके पास होगा:
- एक भौतिक ऑडिट में फोन या मेल द्वारा आपसे संपर्क करने और अपॉइंटमेंट शेड्यूल करने वाला ऑडिटर शामिल होता है। उन्हें अपनी पॉलिसी की समाप्ति के 60 दिनों के भीतर आपसे संपर्क करना होगा। आप दस्तावेजों के साथ लेखा परीक्षक प्रदान करेंगे। ऑडिटर एक समय सीमा पर काम कर रहा है - आमतौर पर तीस दिनों में एक बार अपना ऑडिट सौंपा गया है।
- एक स्वैच्छिक ऑडिट में आपको अपनी बीमा कंपनी से मेल में एक फॉर्म प्राप्त करना शामिल है। आपको फॉर्म पूरा करना होगा और इसे अपने बीमाकर्ता को जमा करना होगा। यद्यपि फॉर्म बेसिक हैं, आपको कोई प्रश्न होने पर बीमाकर्ता को कॉल करना चाहिए।
प्राथमिक संपर्क को पहचानें। यदि आपका व्यवसाय बीमाकर्ता के साथ काम करने के लिए प्राथमिक संपर्क नामित करता है, तो ऑडिट अधिक सुचारू रूप से चलेगा। पूरे व्यवसाय से परिचित किसी व्यक्ति को चुनना सुनिश्चित करें। इस व्यक्ति को पेरोल रिकॉर्ड से भी परिचित होना चाहिए।
- यह प्राथमिक संपर्क किसी भी पूर्व ऑडिट से परिचित होना चाहिए। उन्हें ऑडिटर की कार्यपत्रकों और पूर्व नीतियों की समीक्षा करनी चाहिए ताकि वे उन मुद्दों के बारे में जान सकें जो उत्पन्न हो सकते हैं।
ऑडिटर के लिए एक स्थान खाली करें। लेखा परीक्षक परिसर से दूर काम कर सकता है। हालांकि, यदि वे आपके कार्यालय में काम करते हैं, तो उनके लिए काम करने के लिए एक आरामदायक जगह बनाएं। इसे अच्छी तरह से जलाया जाना चाहिए और शांत होना चाहिए।
- अपने परिसर में काम करने के लिए ऑडिटर प्राप्त करने का प्रयास करें। इससे जानकारी साझा करना आसान हो जाता है, और आप अधिक से अधिक विस्तृत जानकारी प्रदान कर सकते हैं। जब ऑडिटर ऑफ-साइट काम करते हैं तो जानकारी साझा करना कठिन हो सकता है।
मूल नीति की समीक्षा करें। यह नीति एक अनुमान पर आधारित थी। हालाँकि, आपको अपनी प्रारंभिक पॉलिसी के प्रीमियम की गणना के लिए क्या इस्तेमाल किया गया था, इसे उजागर करने के लिए पॉलिसी की समीक्षा करनी चाहिए। निम्नलिखित को धयान मे रखते हुए:
- भुगतान रजिस्टर। श्रमिकों के मुआवजे की दरें आमतौर पर आपके पेरोल से जुड़ी होती हैं। प्रत्येक सौ डॉलर के लिए, आपसे एक शुल्क लिया जाता है।
- मूल्यांकन करें। दर किस तरह के काम पर आधारित होगी। यह काम एक वर्गीकरण प्रणाली के आधार पर वर्गीकृत किया जाएगा जिसका उपयोग श्रमिकों के COMP को निर्धारित करने के लिए किया जाता है।
- वर्गीकरण कोड। सभी काम चोट की समान संभावना को वहन नहीं करते हैं। लेखा परीक्षक यह निर्धारित करेगा कि सबसे अधिक पेरोल उत्पन्न करने वाला शासी वर्गीकरण क्या है। हालांकि, कुछ श्रमिकों को अपने स्वयं के वर्गीकरण दिए जाते हैं, जैसे कि लिपिक और बाहरी बिक्री वाले लोग।
- अनुभव संशोधन कारक। वर्गीकरण का निर्धारण करने के बाद, लेखा परीक्षक आपके पेरोल द्वारा दर को गुणा करता है। हालाँकि, ऑडिटर आपके पूर्व कर्मचारियों के मुआवजे के इतिहास के आधार पर इस राशि को समायोजित कर सकता है।
अपनी कंपनी के बारे में सार्वजनिक जानकारी का विश्लेषण करें। अपनी वेबसाइट को देखें और देखें कि क्या वहां कोई जानकारी है जो गलत है। आपका ऑडिटर आपके व्यवसाय के बारे में सार्वजनिक रूप से उपलब्ध सभी जानकारी की समीक्षा करेगा। आपको कुछ भी सही करना चाहिए जो गलत है।
भाग 3 का 3: लेखा परीक्षा को संभालना
लेखा परीक्षक के साथ एक पेशेवर संबंध बनाए रखें। ऑडिट तनावपूर्ण हो सकता है क्योंकि बीमाकर्ता आपके प्रीमियम में भारी वृद्धि कर सकता है। आप हमेशा ऑडिटर के अनुकूल और सहायक होने के द्वारा प्रक्रिया को और अधिक सुचारू रूप से चला सकते हैं।
- आपकी नीति के आधार पर, लेखा परीक्षक संभवतः किसी भी वित्तीय दस्तावेज, जैसे कि टैक्स फाइलिंग का अनुरोध कर सकता है। आपको इसे तुरंत और असहमति के बिना प्रदान करना चाहिए।
- आप ऑडिटर अनुमान के बजाय सटीक जानकारी के साथ काम करेंगे। जब ऑडिटर अनुमान लगाते हैं, तो वे "सबसे खराब स्थिति" जानकारी प्रदान करते हैं, जो आपके प्रीमियम को बढ़ाता है।
- जब आप ऑडिटर का अनुपालन नहीं करते हैं तो आप आमतौर पर 25% अधिक भुगतान करने की उम्मीद कर सकते हैं।
लेखा परीक्षक की कार्यपत्रकों की समीक्षा करें। कभी-कभी ऑडिटर गलतियां करते हैं जो बीमा कंपनी को फायदा पहुंचाते हैं (और आपको चोट पहुंचाते हैं)। समाप्त होने के बाद आपको ऑडिटर के कार्य की सावधानीपूर्वक समीक्षा करनी चाहिए। आपको ऑडिटर की कार्यपत्रकों की प्रतियों के लिए बीमाकर्ता से पूछना होगा।
- जब तक आप नहीं पूछते, तब तक एक बीमाकर्ता इन कार्यपत्रकों की पेशकश नहीं करता है।
- अधूरा है कि किसी भी ऑडिट पर हस्ताक्षर करने से बचें।
ऑडिट की मूल नीति से तुलना करें। कभी-कभी, जब आपने पॉलिसी खरीदी थी, तो आपके द्वारा प्राप्त अनुमान से अधिक ऑडिट प्रीमियम होगा। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि कोई भी वृद्धि वैध है। निम्नलिखित के लिए देखो:
- मूल नीति की तुलना में ऑडिट पर अनुभव संशोधन कारक अधिक है या नहीं। यह नहीं होना चाहिए
- यदि मूल नीति की तुलना में ऑडिट पर अधिक महंगे वर्गीकरण कोड हैं। कभी-कभी, आपके व्यवसाय का संचालन बदल जाता है इसलिए ये वर्गीकरण बदल जाएंगे। हालाँकि, वे आम तौर पर आपके संचालन में एक बड़ा बदलाव नहीं करते हैं।
- चाहे शेड्यूल क्रेडिट या डेबिट बदल गया हो। यदि हां, तो आप राशि का विवाद करने में सक्षम हो सकते हैं।
किसी बीमा वकील से मिलें। यदि आपके पास प्रश्न हैं, तो एक वकील से परामर्श करें। उन्हें ऑडिटर की वर्कशीट और अपनी मूल नीति दिखाएं। आपका वकील तय कर सकता है कि आपके पास ऑडिट को चुनौती देने के लिए आधार है या नहीं।
- आप अपने राज्य या स्थानीय बार एसोसिएशन से संपर्क करके और एक रेफरल के लिए पूछकर एक बीमा वकील पा सकते हैं।
- कॉल करें और एक परामर्श शेड्यूल करें। यह पूछना सुनिश्चित करें कि इसकी लागत कितनी होगी।
ऑडिट विवाद। आपका बीमाकर्ता आपको यह बताना चाहिए कि ऑडिट निर्धारण का विवाद कैसे होगा। उदाहरण के लिए, आपको निश्चित समय के भीतर बीमाकर्ता को रिकॉर्ड जमा करने की आवश्यकता हो सकती है। यदि आप बहुत लंबा इंतजार करते हैं, तो बीमाकर्ता संभवतः आपको ऑडिट से सहमत होने का अनुमान लगाएगा।
- देरी मत करो। अपने बीमाकर्ता को कॉल करें और शिकायत करें कि आप ऑडिट से सहमत नहीं हैं। पूछें कि आपको क्या प्रदान करने की आवश्यकता है और समय सीमा।
सामुदायिक प्रश्न और उत्तर
क्या हमें एक स्वास्थ्य बचत खाते के लिए भुगतान काम की आय के रूप में शामिल करना चाहिए?
यह आपके राज्य के कानून पर निर्भर करेगा। कई राज्यों में, एचएसए योगदान में कटौती की जा सकती है। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो आपको अपने एकाउंटेंट से संपर्क करना चाहिए।
क्या एक प्लम्बर है जिसे मेरे व्यवसाय को अपने कर्मचारियों के ऑडिट के लिए एक स्वतंत्र ठेकेदार माना जाने के लिए कार्यालय शौचालय की मरम्मत करने के लिए कहा जाता है?
नहीं, यह एक व्यवसाय व्यय है।
मैं यह कैसे निर्धारित करूं कि श्रमिक मुआवजा के साथ बीमा जानकारी प्रदान करने के लिए एक उपठेकेदार की क्या आवश्यकता होगी? उत्तर
